INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (“REGOLAMENTO”)
Questo documento (“Informativa”) è stato redatto al fine di consentirle di comprendere in che modo trattiamo i suoi dati personali, come più sotto definiti, nel processo di selezione e analisi delle candidature effettuato tramite l’applicativo fornito da Teamtailor (l’”Applicativo”).
In generale, ogni informazione o dato personale che fornirà nell’ambito della finalità di ricerca e selezione del personale, sarà trattato secondo i principi, internazionalmente riconosciuti, di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.
Per quanto concerne l’utilizzo di cookie e altre tecnologie traccianti nell’ambito dell’utilizzo dell’Applicativo, la preghiamo di fare riferimento alla cookie policy.
1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati
La presente informativa è resa da Register S.p.A. in qualità di titolare del trattamento (di seguito “Titolare”) relativamente a tutti i dati personali che sono trattati nell’ambito del processo di selezione del personale.
Il Titolare ha nominato un Responsabile per la protezione dei dati (“DPO”), che può essere contattato per ottenere chiarimenti in merito al trattamento dei suoi Dati Personali al seguente indirizzo: dpo@register.it
2. Tipi di dati oggetto del trattamento
Oggetto del trattamento in questione sono i dati che lei stesso comunica direttamente
candidandosi a una posizione lavorativa mediante l’invio del curriculum e/o della cover letter, o mediante altri mezzi (ad es. via chat o via e-mail), oppure o raccolti indirettamente dalle terze parti liberamente consultabili o siti professionali (es. LinkedIn) a lei riferibili, se pubblicamente accessibili, per avere ulteriori informazioni utili a valutare la sua compatibilità con la posizione per cui si candida.
I dati personali oggetto di trattamento sono quelli che rientrano nella definizione di cui all’art.
4(1) del Regolamento, in particolare i suoi dati personali identificativi (es. nome, cognome, la sua immagine, qualora presente nel suo curriculum, e le altre informazioni ivi contenute). Inoltre, il Titolare potrebbe trattare, nei limiti in cui tali dati personali siano pertinenti tenuto conto della mansione e/o delle specificità professionali richieste per la posizione per cui lei si è candidato, anche categorie particolari di dati personali come definite all'art. 9 del Regolamento, quali ad esempio:
- dati idonei a rivelare l'origine razziale o etnica; e
- dati relativi alla salute.
Di seguito e complessivamente, solo “Dati Personali”.
Attraverso il suo curriculum o altro documento da lei fornito, il Titolare potrebbe acquisire Dati Personali di soggetti terzi (es. i riferimenti relativi a soggetti che raccomandano la sua selezione).
Rispetto a tali ipotesi, lei si pone come autonomo titolare del trattamento, assumendosi tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno che dovesse pervenire al Titolare da terzi soggetti i cui dati personali siano stati trattati attraverso il suo invio spontaneo in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali applicabili. In ogni caso, qualora fornisca o in altro modo tratti dati personali di terzi, garantisce fin da ora – assumendotene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica ai sensi degli artt. 6 e 9 del Regolamento che legittima il trattamento delle informazioni in questione.
3. Finalità, base giuridica e facoltatività del trattamento
I suoi Dati Personali saranno trattati per le seguenti finalità:
a) Selezione del Personale: sulla base di quanto previsto dall’art. 6(1)(b) del Regolamento (“[…] il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”), i suoi Dati Personali saranno trattati senza necessità di un suo specifico consenso, al fine di valutare la coerenza del suo profilo rispetto alle posizioni aperte presso il Titolare per cui lei ha inviato la sua candidatura e, in generale, al fine di gestire tutte le attività connesse alla selezione del personale.
Il conferimento dei suoi Dati Personali per questa finalità è facoltativo, ma l’eventuale
mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità per il Titolare di valutare il suo
profilo o di poter programmare colloqui.
b) Assolvere ad obblighi di legge (“Compliance”) che impongono la raccolta e/o l’ulteriore elaborazione di determinati tipi di Dati Personali: i Dati Personali che lei fornisce dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura.
L’eventuale trattamento di categorie particolari di Dati Personali avviene ai sensi dell’art. 9(2)(b) del Regolamento ([…] il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato”), in conformità con quanto previsto dal provvedimento n. 146 del 5 giugno 2019 dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (il “Provvedimento”).
In conformità con il citato provvedimento Provvedimento la invitiamo ad ogni modo a non fornire al Titolare dati rientranti nel novero delle categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del Regolamento (quali dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona) che non siano strettamente necessari
in considerazione delle particolari mansioni e/o delle specificità dei profili professionali richiesti, e la informiamo che, qualora lei ciononostante fornisca tali categorie particolari di Dati Personali, questi non verranno presi in considerazione dal Titolare, che provvederà ad una loro pronta cancellazione.
4. Destinatari
I suoi Dati Personali potranno essere condivisi con:
- soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento per conto del Titolare, ossia persone, società o studi professionali che ci prestano attività di assistenza e consulenza in materia legale, contabile, selezione del personale, fornitori di piattaforme hosting e altri;
- persone autorizzate al trattamento di Dati Personali necessario a svolgere attività per conto del Titolare, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. i dipendenti del Titolare);
- soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i suoi Dati Personali per finalità di Compliance, o per ordini delle Autorità.
5. Conservazione dei dati personali
Il Titolare conserva i suoi Dati Personali trattati per la finalità di Selezione del Personale per il periodo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopraindicate e comunque per un periodo di 12 mesi dal ricevimento del curriculum.
Il Titolare conserva i suoi Dati Personali trattati per la finalità di Compliance per il periodo eventualmente previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa pro tempore applicabile.
6. I suoi diritti
In qualunque momento, lei ha il diritto di chiedere al Titolare l’accesso ai suoi Dati Personali, nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi; la rettifica o l’aggiornamento dei suoi Dati Personali, laddove fossero incompleti o non aggiornati; la cancellazione dei suoi Dati Personali dai nostri database; la limitazione del trattamento che il Titolare sta effettuando sui suoi Dati Personali; l’ottenimento dei suoi Dati Personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Le richieste vanno rivolte per iscritto al seguente indirizzo: dpo@register.it.
In ogni caso lei ha sempre diritto di rivolgersi all'Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritenga che il trattamento dei suoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.
Uso degli strumenti di Intelligenza Artificiale nei colloqui di lavoro
Per migliorare l'efficienza del processo di selezione, l'azienda può utilizzare strumenti basati sull'Intelligenza Artificiale durante i colloqui online. Questi strumenti supportano attività quali la creazione di riepiloghi delle conversazioni e l'organizzazione delle informazioni chiave.
Come vengono utilizzati gli strumenti di Intelligenza Artificiale
Gli strumenti di Intelligenza Artificiale possono essere utilizzati per generare riepiloghi delle discussioni svolte durante i colloqui e per supportare la presa di appunti, al fine di garantire accuratezza e coerenza.
Questi strumenti vengono utilizzati in modo responsabile e nel rispetto della normativa sulla privacy applicabile.
Ci impegniamo a proteggere le tue informazioni personali attraverso:
• Trattamento limitato dei dati: Gli strumenti di Intelligenza Artificiale riassumono esclusivamente i contenuti rilevanti del colloquio. I dati saranno conservati in conformità con l'articolo 8.
• Uso limitato: Durante i colloqui di lavoro online non saranno trattate informazioni personali particolarmente sensibili relative all'individuo.
• Sicurezza dei dati: Le informazioni vengono gestite in modo sicuro e sono accessibili esclusivamente al personale autorizzato.
La tua scelta: Se preferisci che uno strumento di Intelligenza Artificiale non elabori il tuo colloquio, puoi scegliere di non aderire informando il tuo interlocutore prima del colloquio.
8. Screening e verifiche dei precedenti
Nell’ambito del nostro processo di selezione, effettuiamo screening e verifiche dei precedenti in una fase avanzata del processo. Ciò include la verifica della tua identità, della tua esperienza professionale e delle tue qualifiche.
Nella maggior parte dei casi, tali verifiche sono avviate da noi in qualità di soggetto che gestisce il processo di selezione per una specifica posizione e dal tuo potenziale datore di lavoro. Tuttavia, poiché facciamo parte di un gruppo più ampio di società, il processo di selezione può coinvolgere anche persone e risorse appartenenti all’intero Gruppo team.blue. Ad esempio, un hiring manager o un rappresentante delle Risorse Umane di un’altra società del gruppo potrebbe essere coinvolto nel processo. Per questo motivo, noi e team.blue NV, che guida il Gruppo team.blue, agiamo in qualità di contitolari del trattamento per questa attività di trattamento dei dati, condividendo la responsabilità relativa all’utilizzo dei tuoi dati personali per tale finalità.
Trattiamo questi dati sulla base di un rapporto precontrattuale con te, dei nostri legittimi interessi a garantire l’idoneità dei candidati o, ove applicabile, per adempiere a obblighi di legge.
Per effettuare gli screening e le verifiche dei precedenti, ci avvaliamo di un fornitore terzo affidabile, DISA (precedentemente Validata). Per maggiori informazioni su come i tuoi dati vengono trattati da tale fornitore, ti invitiamo a consultare la relativa Informativa sulla privacy.
Inoltre, potremmo effettuare una verifica del casellario giudiziale. Tale verifica viene svolta sulla base del nostro legittimo interesse a valutare l’idoneità dei candidati, nel rispetto della normativa locale e solo nella misura consentita nel Paese della società presso la quale stai presentando la tua candidatura. Prima di procedere con tale verifica, ti chiederemo la tua autorizzazione. I risultati saranno utilizzati esclusivamente per valutare la tua idoneità alla posizione.
